Andrea May, Cheffe de projet polsan

Pour exercer une influence politique, il faut toujours avoir une vue d’ensemble des affaires en cours. Cela commence par établir une liste – plus précisément une liste Excel.

On y saisit méticuleusement toutes les affaires politiques importantes, on y attribue des codes couleur, on y enregistre les positions, on y note les contacts ou les prises de notes lors des débats. Bien entendu, cette liste est régulièrement mise à jour, afin de pouvoir surveiller l’affaire qui pourrait être, par exemple, traitée par une commission. On ne voudrait évidemment pas manquer ce moment important, mais il se peut qu’on le rate quand même…

C’est ainsi que se présente encore aujourd’hui la réalité de nombreuses personnes qui travaillent en politique. Qui ne connaît pas ces tableaux Excel ? Nous préférons ceux de notre prédécesseur-e. Il faut d’abord du temps pour s’y retrouver ; nous essayons de créer un peu plus de clarté avec la nouvelle version d’Excel. Bien sûr, nous ne savons pas toujours exactement d’où doivent provenir les heures pour le maintenir à jour et de toute façon : que veut dire exactement la colonne S ? D’une manière générale, les fonctions Excel ne correspondent pas vraiment à notre projet de représentation des événements politiques.

La situation est-elle la même pour vous?

C’est en tout cas la réalité à laquelle nous étions confrontés lorsque, il y a près de 20 ans, notre bureau de politique en matière de santé étudiait les mouvements en faveur de l’interdiction de la publicité pour le tabac. Notre bureau s’est ensuite agrandi, tout comme les thèmes politiques, les tableaux Excel et donc la volonté de mettre en place quelque chose qui nous faciliterait le travail politique.

Vous vous êtes certainement déjà posé la question
Une recherche sur internet devrait aider ou peut-être existe-t-il un meilleur outil que nous pourrions également utiliser ? Apparemment non, car nous sommes passés de Excel à des données Access. Une base de données, ça a l’air prometteur. Peut-être l’avez-vous également essayé ou avez-vous misé sur un système complexe avec des e-mails de mise à jour de Curia Vista – et non, vous n’y trouverez pas les points à l’ordre du jour de la session. Nous avons découvert et essayé de nombreux systèmes ; nos tentatives de les utiliser de manière très individuelle à nos fins ont parfois même survécu à plusieurs législatures. Notre conclusion, il y a un peu plus de 7 ans était qu’une solution appropriée et moderne dépasse notre savoir-faire technique!

Nous avons commencé à chercher les bons partenaires pour une coopération. Avec basis06 , nous avons trouvé une entreprise informatique partageant la même passion pour les données, et avec l’Association des communes suisses, une connaissance approfondie des particularités de notre système politique. Le partenariat a commencé, accompagnée de grande motivation : au lieu de copier les affaires politiques sur des lignes, celles-ci sont automatiquement intégrées dans ma base de données. Au lieu d’éplucher les ordres du jour, je reçois un message dès que quelque chose est inscrit à l’ordre du jour. Au lieu de me battre avec des fichiers Excel, j’ai du temps pour le travail politique. Et comme c’est logique, je peux en même temps générer des rapports pour mes comités. La solution technique permet d’élargir le répertoire de données en intégrant de nouvelles interfaces.

Mais reprenons les choses dans l’ordre :

1. Je n’ai pas besoin de remplir des listes Excel : la fonction de recherche me permet de définir le niveau politique, les thèmes ou les mots-clés dans la recherché en texte intégral. Dans cette liste, les affaires que je veux voir apparaître sur mon radar sont marquées.
   
   

2. Je n’ai pas besoin de consulter l’ordre du jour : le système s’en charge et m’envoie un e-mail lorsque les affaires que j’ai marquées progressent dans le processus politique. Je peux également consulter mon calendrier des affaires pour savoir quand elles seront traitées. Au jour le jour, je peux voir, lors d’une session parlementaire nationale en cours, si de nouveaux objets ont été mis à l’ordre du jour ou si certains ont été supprimés du programme.
   
   

3. Je souhaite participer à la vie politique : grâce à POLITmonitor, je sais toujours ce qui se passe et je peux me concentrer sur les choses que je veux vraiment faire. L’automatisation de l’importation des données évolue constamment et remplace le travail manuel.

Dans le cadre de cette évolution, la même question revenait sans cesse : puisque notre POLITmonitor peut remplacer tous ces tableaux Excel, pourquoi d’autres ne pourraient pas en profiter ? Par exemple toi ? Tu aimes vraiment ton tableau Excel ou tu veux essayer quelque chose de nouveau ? Teste donc gratuitement le POLITmonitor.